Método GTD (Getting things Done de David Allen) & Remote work
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#Teletrabajo &Productividad #quedateencasa #trabajaencasa #aprendeencasa #enseñaencasa
- El estado de alarma y confinamiento que estamos viviendo está generando nuevos hábitos en la forma en la que trabajamos, colaboramos, aprendemos y vivimos.
- El trabajo en remoto se impone, y se hace necesario abrir nuevos espacios físicos y psicológicos que nos permitan conciliar nuestro trabajo con nuestra vida personal y familiar en tiempo record.
- Esta situación de trabajo en remoto, no se corresponde con una situación de teletrabajo al uso, el estado de alarma y el confinamiento familiar generan situaciones nuevas que ponen a prueba nuestros límites y que no se resuelven solo con la incorporación de herramientas tecnológicas colaborativas, sino que se hace necesario un completo replanteamiento que nos ayude a adaptar nuestro trabajo y nuestra vida al nuevo entorno.
- En esta nueva situación la productividad cambia de escala y se hacen necesarias herramientas y hábitos que nos permitan, en la medida de lo posible, mantener un ritmo de trabajo adecuado y reducir el estrés que esta nueva situación nos genera.
- Uno de los métodos que recomiendo para conseguir incrementar la sensación de control sobre tu vida y tu trabajo es el MÉTODO GTD (Getting things done de David Allen). Hoy hablaremos de cómo aplicar “el método” a esta nueva situación de trabajo en remoto marcada por el confinamiento y situación de alarma.
- ¿Cuáles son las principales características que caracterizan éste nuevo entorno de trabajo?
- No es una situación de teletrabajo al uso, desarrollamos nuestras tareas conviviendo con nuestras familias (pareja, hijos,…), sin ningún contacto real “cara a cara” con nuestros equipos, colaboradores o clientes.
- Estamos en una situación de multitarea constante, casa, deberes, entretenimiento,… Los límites entre la vida persona y profesional se disuelven, estando expuestos casi las 24 horas de día a nuevos impactos (llamadas, formaciones, whatsapp, reuniones,…).
- Las reuniones virtuales se disparan en número y duración y nuestro espacio personal queda expuesto a través de sistemas de videoconferencias o calls, reuniones que se desarrollan en nuestros espacios privados.
- El número de herramientas tecnológicas con las que trabajamos se multiplica, la curva del aprendizaje se acentúa obligándonos a aprender nuevas herramientas en tiempos record.
- La multitud de canales de información dificultándonos la búsqueda y acceso a la información.
- La situación de alarma genera preocupación, angustia e incluso ansiedad y en ocasiones pone en duda el propósito y el sentido de lo que estamos haciendo.
- La ausencia de contacto “cara a cara” con nuestros equipos de trabajo y colaboradores hace que la comunicación sea más difícil y los problemas de entendimiento generen conflictos o problemas en el desarrollo de los proyectos.
- La incertidumbre marca el estado de alarma, poniendo en duda si lo que estamos haciendo en cada momento nos lleva realmente a conseguir nuestros objetivos.
- La nueva situación de incertidumbre hace que nos tengamos que replantear el alcance de nuestros objetivos y nuestra implicación en ellos.
¿Cómo podríamos aplicar el METODO GTD adaptando los 5 pasos a este nuevo entorno de trabajo?
ESQUEMA DEL PROCESO GT: Los cinco pasos
Paso 1.- Captura: Acorrala tus asuntos pendientes
- La imposibilidad de realizar contactos “cara a cara” ha abierto la puerta a nuevos canales a través de los cuales recibimos y compartimos la información (slack, zoom, Skype, hangout,…). Esta situación ha dado un cambio a la forma en la que nos organizamos, comunicamos y colaboramos con las personas con las que trabajamos
- Multiplicar el número de canales de captura de la información abre la puerta a uno de los grandes ladrones de la productividad. “Dificultad de acceso a la información”
- Un eficaz sistema de captura es el primer paso para que el método GTD funcione, os propongo algunas ideas que pueden ayudarnos a optimizar esta fase:
- Reduzcamos el número de canales a través del que vamos a recibir o enviar la información. Pactemos con las personas con las que trabajamos qué canales utilizar.
- Antes de enviar un mensaje, revisemos si todos los destinatarios necesitan recibir ese mail/slack/whatsapp…
- Si trabajamos con diferentes proyectos, equipos o clientes y son varios los sistemas de entrada, hagámonos un pequeño mapa que nos ayude a identificar rápidamente donde encontrar los diferentes comentarios, instrucciones, actas, archivos o links que necesitamos en el futuro.
- Antes de empezar a trabajar en remoto, acordemos con el equipo, colaboradores o clientes qué herramientas de comunicación vamos a utilizar y como vamos a guardar y compartir la información recibida o generada.
- Asegurémonos de que todos los implicados hemos entendido y conocemos las herramientas a utilizar para comunicarnos compartir y guardar la información, si es necesario dibujemos un sencillo mapa y dejémoslo visible y accesible para todos.
- Revisemos la lista de personas que convocamos a las reuniones, reduciendo las invitaciones a las imprescindibles.
- Evitemos abrir o improvisar canales nuevos que se escapen de los circuitos habituales, si recibimos mensajes que no cumplen con el “mapa” acordado pidamos por favor que nos lo reenvíen a través de los canales establecidos.
- Diseñemos nuestro sistema personal de captura donde registremos diariamente nuestras entradas. Un sistema que nos permita visualizarlas y procesarlas con eficacia. Podemos utilizar cualquiera de las herramientas que existen: Evernote, OneNote, GoogleKeep….
- Aprovechemos el confinamiento y trabajemos con algún elemento de captura físico visual, pizarras, un gran papel kraft, prueba a dibujar…
Paso 2.- Clarificar : Lleva tus entradas a 0
- Es el momento de revisar nuestros asuntos y definir las acciones que necesitamos realizar para conseguir resolverlos.
- El teletrabajo que estamos realizando no es un teletrabajo “al uso”, debemos incorporar nuevos elementos que nos permitan llevar a cabo nuestras acciones con los condicionantes que la situación establece. (Compartir nuestro espacio y tiempo con nuestras familias, trabajar con un estado de estrés y ansiedad ante la situación de incertidumbre o incluso sufrir el estado de aislamiento o ingreso de alguien cercano) Estas situaciones hacen que el entorno en el que estamos trabajando en remoto sea mucho más complejo y difícil tanto física como psicológicamente.
- La situación de alarma genera un estado de incertidumbre, que hace que nos cuestionemos el horizonte en el que desarrollamos nuestra vida y nuestro trabajo, poniendo en duda si lo que hacemos es verdaderamente lo que tenemos que estar haciendo, ¿este proyecto va a salir adelante a pesar de las circunstancias? ¿Seguiré dentro de 3 semanas trabajando en lo mismo? ¿Cómo sé que este producto se va a ajustar a las necesidades de mi cliente? ¿Cómo puedo llevarlo a cabo desde casa?
- Nuestras herramientas y el entorno de trabajo no es el mismo que en una situación de trabajo habitual, y hace necesario que nos replanteemos nuestras limitaciones y posibilidades, adaptando el alcance de nuestras acciones.
- Es un cambio de escenario importante y debemos asumir que nuestra productividad no puede ser la misma que trabajando “cara a cara” o en una situación de teletrabajo habitual, intentando reducir estrés que nos produce no conseguir el mismo ritmo de trabajo, hay que tener calma y aceptar nuestra nueva situación .
- Es un buen momento también para replantearse el propósito de lo que hacemos y el alcance que queremos darle a nuestros objetivos, aprovechemos para reflexionar, clarificar nuestros objetivos, establecer nuevos alcances y definir nuestras acciones en consecuencia.
- Aprovechemos este momento para replantearnos nuestros asuntos, y hacernos preguntas poderosas: ¿Por qué esta este asunto abierto en mi vida? ¿Qué quiero conseguir con él? ¿Cómo voy a conseguirlo? ¿Cuándo consideraremos que está conseguido? ¿hasta dónde queremos/podemos llegar teniendo en cuenta nuestra nueva realidad.
- Pongamos en común con nuestro equipo los asuntos pendientes, acordemos un nuevo alcance y definamos juntos cuales son las acciones con las que podemos contribuir cada uno a conseguir los objetivos. Puede ser un buen momento para alinear los propósitos y los alcances individuales y grupales.
- Redefinamos nuestras acciones en base a este nuevo alcance. Recordemos que definir acciones significa explicar “EN QUÉ CONSISTE HACERLA” y “CUÁNDO ESTARÁ ACABADA”.
- Dejemos por escrito la definición de las acciones que vamos a realizar, y si trabajamos en equipo, es momento de establecer un espacio donde dejar constancia de las acciones definidas y el estado de estas. Recordad que la visibilidad del estado de las tareas facilita la confianza. Existen numerosas herramientas que nos pueden ayudar (Trello, Jira, Outlook, OneNote, evernote, Kanbanize,…)
- No nos impongamos agendas cerradas para llevar a cabo las tareas, categoricemos acciones y trabajemos con listas abiertas y flexibles (hoy más que nunca trabajamos con horarios y escenarios sujetos a cambios, sobre todo si trabajamos con niños pequeños)
- Establezcamos DEADLINES reales y alcanzables, propios y en equipo, facilita saber cuales son tareas críticas (de verdad), reduzcamos nuestro estrés evitando trabajar en la matriz de urgencia.
- Y por supuesto utilicemos el árbol de decisión GTD para definir nuestra pila de acciones siguientes.:
Paso 3.- Organiza: Diseña tus propias alarmas y recordatorios.
- La inseguridad que produce en no estar juntos físicamente impulsa una tendencia a compartir información de más, que se traduce en:
- Inclusión innecesaria de personas en copia de mails
- Reenvío de archivos “FYI”
- Convocatorias a reuniones donde no somos necesarios.
- Esta tendencia nos lleva a un estado de “sobreinformación” que merma nuestra productividad, nos genera inseguridad y eleva nuestro estrés
- El hecho de que un gran número de organizaciones no contaran con un sistema organizado y eficaz para compartir la información y la documentación, ha hecho que muchas hayan tenido que “improvisar” espacios donde poder compartir la información, utilizando alguna de las muchas herramientas de colaboración que existen (slack, trello, googledrive, Dropbox, OneDrive, mail, …).
- El hecho de trabajar con una gran cantidad de información distribuida en diferentes espacios y herramientas incrementa el riesgo de perder o duplicar información, o incluso de acceder a información obsoleta, o versiones no actualizadas. Estas situaciones abren la puerta grande a los grandes “ladrones del tiempo y la productividad”
- Algunas técnicas que funcionan y que nos ayudan a Organizar nuestra información y nuestras tareas son:
- Cuando trabajemos con diferentes proyectos, equipos o clientes, hagámonos un pequeño mapa que nos ayude a identificar rápidamente donde encontrar los diferentes comentarios, instrucciones, actas, archivos o links que necesitamos. Seamos rígidos con el guardado y nombrado de los ficheros.
- La clave está es definir y respetar los sistemas de captura definidos.
- Antes de empezar a trabajar en remoto, acordemos con el equipo, colaboradores o clientes como y donde vamos a guardar y compartir la documentación y asegurémonos de que todos los miembros del equipo lo conocemos, dibujemos un sencillo mapa y dejémoslo visible y accesible para todos.
- No debemos olvidar que nuestra vida profesional no se compone sólo de los proyectos actuales y las acciones siguientes, más que nunca debemos explorar nuevos proyectos a medio-largo plazo que nos permitan avanzar en nuestro desarrollo profesional.
- En esta categoría de proyectos (medio-largo plazo) existen herramientas que nos permiten trabajar con mapas mentales y que pueden ayudarnos mucho a ir recopilando ideas e información sobre posibles proyectos, me gustan las herramientas como Canva, Mural, o Miro,.., o incluso un block de dibujo grande donde podamos dar rienda suelta a nuestra creatividad para plasmar ideas en diferentes mapas mentales.
Paso 4. Reflexionar:
El poder de la revisión diaria y semanal
Revisa si tu sistema de trabajo en remoto funciona:
- Todos los días: Revisa los elementos básicos que marcan tu trabajo.
- Calendario de reuniones: ¿Con quién y para qué me voy a reunir hoy?
- Lista de acciones siguientes. ¿Cuál es mi lista de acciones siguientes? ¿En que estado están?
- Actualiza diariamente el estado de tus acciones, tacha aquellas que estén realizadas.
- Realiza un Café Virtual diario a las 9:00 – 9:30 el equipo puede actualizar el estado de las tareas mientras disfruta de un café.
- Prepara un elemento que te permita visualizar el estado de las tareas. Puede ser muy motivador y eficaz diseñar elementos físicos visuales (Kanban, calendario) que nos ayuden a identificar de un vistazo que acciones siguientes tenemos en nuestra pila o que reuniones tenemos programadas para hoy.
- Todas las semanas: Revisemos nuestro “MAPA” de sistemas de captura y organización.
- ¿Cómo (con que herramientas) nos estamos comunicando con las personas con las que trabajamos?
- ¿Dónde estamos guardando / compartiendo la documentación?
- ¿Funciona nuestro sistema?
- ¿Qué obstáculos me estoy encontrando?
- ¿Cómo podemos mejorarlo?
- ¿Están nuestros asuntos y proyectos bien definidos en alcance y propósito?
- ¿Tenemos algún elemento nuevo que nos haga replantearnos nuestros asuntos, objetivos a corto, medio o largo plazo?
- Hay herramientas para trabajar con mapas mentales que pueden ayudar mucho a definir proyectos a medio-largo plazo que te permiten tenerlos en tu sistema e ir explorando herramientas, información, etc… (Mural, Miro,..)
Paso 5. Actuar: Tomando las mejores decisiones para actuar
- La categorización de las acciones cambia en una situación de trabajo remoto en estado de alarma.
- Una categoría imprescindible es definir acciones en modo de conexión “ON”, para las que necesitamos estar conectados (trabajos de grupo, reuniones para decidir, para informar,…) y acciones en modo de conexión “OFF”, para las que se requiere concentración
- Definamos muy bien las acciones, debemos conocer sin lugar a dudas en que consiste llevar a cabo las acciones siguientes que componen mi pila de acc. siguientes, confirmar que disponemos de las herramientas y la información necesaria, y sobre todo que están libres de dependencias para poder abordarse.
- La reunión diaria (individual o grupal) es fundamental para revisar el “estado de la tareas” y confirmar su disponibilidad para poder llevarse a cabo.
- Seamos honestos y transparentes con el desarrollo de nuestras tareas, la transparencia es el gran potenciador de la confianza.
- Seamos cuidadosos en la comunicación con los demás y respetuosos con la disponibilidad de tiempo, recordemos que nuestra productividad y la de los demás no puede ser la misma
- Diseñemos iconos amigables que nos identifiquen
- Identifiquemos muy bien que acciones pueden hacerse “off line” y cuales son necesarias hacerlas “on-line”, establezcamos tiempos para ambos estados:
- Hagamos saber a los demás (utilizando elementos digital) si estamos en modo Off y cuándo estaremos disponibles, facilitemos la colaboración y evitar conflictos en el trabajo en equipo.
- En relación a la multitud de llamadas y las videollamadas que se están produciendo estos días, algunas recomendaciones importantes son:
- No podemos olvidar que todos estamos trabajando desde nuestras casas, nuestro espacio privado, seamos respetuosos con los modos “on” / “of”
- Debemos confiar y facilitar la confianza para que todo funcione.
- Si trabajamos en equipo, fijemos una reunión breve (15-20 minutos) diaria de revisión de tareas con el equipo, respetando los horarios (no es recomendable convocar una reunión antes de las 9:00 o después de las 17:00)
- Redactemos un pequeño manifiesto con nuestros equipos-colaboradores y clientes para establecer unas normas elementales para la colaboración, por ejemplo:
Manifiesto para la colaboración en remoto
- Antes de llamarme, comprueba mi estado ON/OFF o pídeme confirmación por whatsapp /mensajería interna
- Si vas a convocar una reunión adjunta a la convocatoria un pequeño brief con el propósito de la reunión, el outcome que queremos generar y la ubicación de la información relacionada.
- Si no soy imprescindible en la reunión no me convoques
- Una reunión virtual no puede durar más de 45 minutos
- Las reuniones se harán a través de …. (Zoom, Hangout, Skype, Webex…)
- Hagamos sólo las llamadas imprescindibles
- Revisemos nuestros mensajes al menos 3 veces al día
- Respetemos los estados “Off”
